4 листопада 2026 р.9 хв читання
облік доходів ФОП
Книга обліку доходів ФОП у 2026 році: чи потрібна та як вести
Чи потрібна ФОП книга обліку доходів у 2026 році: правила для єдинників без ПДВ, ФОП з ПДВ і загальної системи, приклад та документи.
Чи потрібна ФОП книга обліку доходів у 2026 році: правила для єдинників без ПДВ, ФОП з ПДВ і загальної системи, приклад та документи.
ФОП на єдиному податку 1–2 груп і 3 групи без ПДВ у 2026 році не зобов’язані купувати, прошнуровувати чи реєструвати в ДПС стару книгу обліку доходів. Форми за наказом Мінфіну № 579 втратили чинність із 1 січня 2021 року. Але скасування книги не скасувало самого обліку: пункт 296.1 Податкового кодексу вимагає помісячно відображати отримані доходи у довільній формі.
Довільна форма може бути паперовою або електронною. Це може бути таблиця, журнал чи інший зрозумілий реєстр, з якого видно дохід за кожен місяць і можна відновити підставу сум у декларації. Реєструвати такий файл або зошит у податковій не потрібно. Для ФОП 3 групи з ПДВ та підприємців на загальній системі діють окремі типові форми.
Матеріал актуальний станом на 4 листопада 2026 року. Для ФОП 4 групи, е-резидентів, виробників власної сільськогосподарської продукції та окремих регульованих видів діяльності діють спеціальні правила, які тут не розглядаються.
Назва «книга обліку доходів» у побуті охоплює різні режими. Для єдинників без ПДВ закон встановлює результат — помісячний облік доходів — але не затверджує обов’язкові колонки. ФОП 3 групи з ПДВ з 3 січня 2023 року ведуть доходи й витрати за типовою формою Мінфіну № 405. ФОП на загальній системі використовують типову форму за наказом № 261 та спираються на первинні документи.
Паперовий або електронний вигляд дозволено в усіх трьох базових ситуаціях, однак електронний файл не перетворює типову форму на довільну. Якщо для вашого режиму затверджено форму, збережіть її структуру та порядок заповнення. Для типових форм записи роблять за підсумками робочого дня, коли отримано дохід або понесено витрати.
| Статус ФОП | Що вести | Формат |
|---|---|---|
| Єдиний податок 1–2 групи | Помісячний облік отриманих доходів | Довільна паперова та/або електронна форма |
| Єдиний податок 3 групи без ПДВ | Помісячний облік отриманих доходів | Довільна паперова та/або електронна форма |
| Єдиний податок 3 групи з ПДВ | Доходи й витрати за типовою формою | Форма і порядок за наказом Мінфіну № 405 |
| Загальна система | Доходи й документально підтверджені витрати | Форма і порядок за наказом Мінфіну № 261 |
Пункт 296.1 ПКУ не встановлює для єдинника без ПДВ обов’язкового шаблону, нумерації сторінок або переліку колонок. Мінімальна вимога — помісячно відображати отримані доходи. Тому рекомендований шаблон не можна подавати як затверджену державою форму. Реєстр має дозволяти відтворити місячну суму та пояснити, чому конкретне надходження включено або не включено до доходу.
Практично зручно записувати дату надходження, рахунок або спосіб оплати, платника чи короткий опис, ідентифікатор операції, суму й валюту, гривневий еквівалент, суму, включену до доходу, та посилання на документ. Для повернення, власного переказу чи іншої суми, яку не включено до доходу, додайте причину та документ-підставу. Це рекомендація для простежуваності, а не новий обов’язковий набір граф.
Не обмежуйтеся одним місячним числом без розшифрування, якщо маєте багато операцій або винятки. Деталізацію можна вести в окремій таблиці, а наприкінці місяця фіксувати контрольний підсумок.
Почніть із повного переліку джерел: усі підприємницькі рахунки, готівкові розрахунки, РРО/ПРРО, платіжні сервіси та валютні рахунки. Завантажуйте виписки за проміжки без розривів і зберігайте стабільні ідентифікатори операцій. Якщо надходження пройшло через посередника, збережіть також звіт сервісу, щоб бачити повну суму оплати та утриману комісію.
Далі визначте економічний зміст кожного нетипового рядка. Банківське зарахування саме по собі ще не відповідає на питання, чи є сума доходом: потрібні договір, рахунок, акт, лист про повернення або інший документ. Для повернень, власних переказів, валютних оплат і комісій використайте покрокову перевірку доходу ФОП за банківською випискою.
Після класифікації підсумуйте дохід за календарний місяць і звірте суму з деталізацією. Наприкінці звітного періоду порівняйте місячні підсумки з декларацією. Дати подання декларацій і сплати податків перевіряйте у податковому календарі.
Нижче — навчальний приклад для ФОП 3 групи без ПДВ, який отримує оплату за послуги у гривні. Він показує логіку, а не затверджену форму. У жовтні клієнти сплатили 18 000 і 12 000 грн. Ще 5 000 грн ФОП переказав між двома власними підприємницькими рахунками; за підтверджених обставин повторно до доходу цю суму не включено.
Місячний підсумок доходу становить 30 000 грн: 18 000 + 12 000 + 0. Просте складання всіх додатних рядків двох виписок дало б 35 000 грн. У реальному реєстрі збережіть ідентифікатори обох сторін переказу та підтвердження однакового власника рахунків.
| Дата | Операція | Надійшло | Доходи | Підстава |
|---|---|---|---|---|
| 02.10.2026 | Оплата клієнта за послугу | 18 000 грн | 18 000 грн | Виписка, рахунок, акт |
| 14.10.2026 | Оплата клієнта за послугу | 12 000 грн | 12 000 грн | Виписка, рахунок, акт |
| 21.10.2026 | Між власними рахунками | 5 000 грн | 0 грн | Обидві виписки, зв’язок операцій і підтвердження, що кошти вже враховано при первісному надходженні |
| Разом | Підсумок місяця | 35 000 грн | 30 000 грн | Звірено з деталізацією |
Реєстр не замінює документи. Зберігайте банківські виписки, звіти РРО/ПРРО, розрахункові документи, договори, рахунки, акти, звіти платіжних сервісів, документи про валютний курс, повернення та коригування. Єдинник без ПДВ не зобов’язаний доводити кожну витрату для розрахунку єдиного податку, але повинен мати підстави для включення або невключення надходжень до доходу. Для походження товару та інших обов’язків можуть знадобитися додаткові документи.
Не застосовуйте до всіх документів одну фразу «зберігати три роки» без перевірки. Пункт 44.3 ПКУ встановлює різні мінімальні строки. Для документів звичайного ФОП, які не належать до спеціальних категорій, базовий мінімум становить 1095 днів від подання звітності або її граничного строку. Для окремих категорій діють 1825 чи 2555 днів, а строки можуть продовжуватися.
ДПС у роз’ясненні від 29 травня 2026 року зазначає, що ФОП повинна зберігати первинні документи понад мінімальний строк, якщо документальної перевірки не було. Не видаляйте реєстр і джерела під час перевірки або оскарження, робіть резервні копії, а втрачені документи відновлюйте за процедурою статті 44 ПКУ.
Довільний облік доходів не замінює правила розрахункових операцій. ФОП не веде касової книги, але готівку потрібно оприбуткувати в день одержання у повній сумі та відобразити в обліку. Якщо застосовується РРО/ПРРО, дохід підтверджують фіскальні дані разом із виписками та іншими документами.
Для оплати карткою через банківський або інтернет-еквайринг із видачею фіскального чека чинне роз’яснення ДПС визначає датою доходу дату чека, а сумою — повну вартість продажу до утримання банківської комісії. Тобто якщо чек становить 10 000 грн, а банк зарахував 9 850 грн після комісії, дохід за цим роз’ясненням становить 10 000 грн на дату чека. Не переносіть це правило на іншу платіжну схему без перевірки документів.
Перша помилка — вважати, що після скасування зареєстрованої книги облік узагалі не потрібен. Друга — механічно прирівнювати всі зарахування на рахунок до доходу або виключати суму без документа. Третя — вести тільки квартальне число й не мати місячних підсумків, хоча пункт 296.1 прямо говорить про помісячне відображення.
Четверта помилка — змішувати різні рахунки без контролю власних переказів і повторних імпортів. П’ята — виправляти старі значення без історії зміни. Якщо реєстр ведеться у таблиці, пройдіть 10 перевірок обліку доходів ФОП у Google Sheets: вони допомагають знайти пропущені рядки, текстові суми, неоднозначні дати, дублікати та підмінені формули.
Щомісяця звіряйте початок і кінець періоду, контрольну суму за кожним джерелом, незвичні операції та пояснення коригувань. Зберігайте попередню версію перед масовими змінами.
Ці відповіді стосуються базового обліку ФОП. Якщо ПДВ-статус, система оподаткування або характер операцій змінилися, перевірте правило для конкретного періоду.
Єдинникам 1–2 груп і 3 групи без ПДВ не потрібно реєструвати стару книгу. Вони ведуть помісячний облік доходів у довільній паперовій та/або електронній формі.
Так, для єдинника без ПДВ електронна довільна форма дозволена. Таблиця має давати помісячний підсумок і дозволяти підтвердити його документами. Для режимів із типовою формою потрібно зберігати її структуру.
Не для всіх ситуацій. Виписка підтверджує рух коштів, але договір, рахунок, акт, звіт сервісу або документ про повернення можуть бути потрібні для правильної класифікації.
Для єдинників без ПДВ Кодекс вимагає помісячного відображення доходів. Практично безпечніше додавати операції регулярно, а наприкінці кожного місяця фіксувати й перевіряти підсумок.
Визначте форму за своєю системою оподаткування, перелічіть усі джерела доходу, зв’яжіть записи з документами та закривайте кожен місяць контрольним підсумком. Якщо найбільше часу забирає ручне зведення банківських надходжень і податкових сум, автоматизуйте повторювану частину, не втрачаючи перевірку винятків.
Створіть акаунт MYFOP UA, підключіть банк і почніть із безкоштовного чек-апу завершеного кварталу.
Як перевірити таблицю доходів ФОП у Google Sheets перед декларацією: дати, формули, пропущені платежі, дублікати та ручні виправлення.
Читати статтюДохід ФОПЯк порахувати дохід ФОП за банківською випискою: 25 рядків, 12 кейсів, валютні платежі, комісії, повернення, власні перекази й звірка.
Читати статтюФОП 3 групаФОП 3 групи у 2026 році: 5% єдиного податку, 1% військового збору, ЄСВ 1 902,34 грн, ліміт 10 091 049 грн, звітність і строки сплати.
Читати статтю